برگزاری کنفرانس؟ در اینجا چند نکته برای افزایش چالش وجود دارد

چگونه یک رویداد را مدیریت کنیم

سازماندهی یک کنفرانس تحقیق می تواند کاملا چالش باشد. برخی ممکن است به شما توصیه کنند که این کار را انجام ندهید. اما این نیز یک فرصت شگفت انگیز و یک تجربه ارزشمند است.

قرار دادن یک رویداد موفق، لازم نیست یک مبارزه ی شلوغ باشد. شما فقط باید سه قانون طلایی را به یاد داشته باشید: برنامه ریزی کنید، یک تیم عالی را احاطه کرده و بدانید که چرا این کار را انجام می دهید!

در اینجا چند نکته برای کمک به شما در این ماجراجویی وجود دارد.

1. عدم برنامه ریزی برنامه ریزی شده برای شکست است

به تدارکات عجله نکنید. قبل از شروع رزرو محل و تماس با ارائه دهنده خدمات، شما نیاز به زمان کمتری برای آماده شدن برای کنفرانس خود دارید.

این به شما فشار زیادی را صرفه جویی می کند و مانع از شگفتی های گذشته می شود.

تصویری که می خواهید کنفرانس خود را به نظر برسانید. چه کسی حضور خواهد داشت؟ چه نوع رویدادی آن خواهد بود؟ چه نوع تجربه ای را می خواهید برای نمایندگان ارائه دهید؟

سپس به جزئیات می رسیم چه تعداد شرکت کنندگان وجود خواهد داشت؟ چه تعداد ارسالی شما دریافت خواهید کرد؟ چند روز طول خواهد کشید؟

اگر بتوانید، با سازماندهندگان قبلی تماس بگیرید تا اطلاعات را از سال های گذشته جمع آوری کنید. این به شما کمک خواهد کرد تا یک بودجه واقع بینانه را تنظیم کنید.

و به یاد داشته باشید که هر چیز کوچک را پیش بینی می کنید. همیشه مسائلی وجود دارد که انتظار نداشتید و این درست است. فقط برای این نیز برنامه ریزی کنید.

2. تعداد اعداد وجود دارد

از برنامه به لجستیک، مالی و بازاریابی، سازماندهی یک کنفرانس شامل چند جنبه است که همه آنها نیاز به تخصص دارند. اطمینان از یک تیم خوب به شما کمک می کند که وظایف مختلف را بدون هیچ زحمتی کارآمد تر انجام دهید. همچنین به شما اجازه می دهد تا بر اهداف اصلی تمرکز کنید: محتوای عالی، سخنرانان خوب و شرکت کنندگان درگیر.

تیم خود را با دقت انتخاب کنید. به دنبال بازیکنان تیم مشتاق، سازمان یافته و رانده شده که کمیته سازماندهی آن نبوده است، اعضای بیش از حد زیادی داشته باشند تا تصمیم گیری و هماهنگی صاف را حفظ کنند. جاناتان خان می گوید سه عدد خوب است. همه اینها به اندازه کنفرانس شما بستگی دارد و چقدر وقت خود را به دست می آورید.

بیاموزید یاد بگیرید شما می توانید کمیته ها را به چندین قسمت مسئولیت اختصاص دهید: تدارکات (محل برگزاری، محل اقامت، A / V، غذا، حمل و نقل)، برنامه فنی، سخنرانان اصلی، مالی و حامیان، ثبت نام، بازاریابی (ارتباطات، PR، وب سایت، رسانه های اجتماعی ...). در بالای سازماندهندگان هسته، شما می توانید داوطلبان برای کمک به شما در روز کنفرانس و یا با وظایف کوچکتر ثبت نام کنید. دانش آموزان اغلب آن را به عنوان یک فرصت خوب و خوشبختانه کمک می کنند.

اگر بودجه دارید، در نظر بگیرید PCO یا یک دفتر کنفرانس را استخدام کنید. مدیریت یک رویداد علمی ضروری نیست. این متخصصان در برگزاری کنفرانس های دانشگاهی تخصص دارند. آنها کمک ارزشمند تر به خصوص به سمت لجستیک چیزها ارائه می کنند.

3. تکنولوژی در آغوش

راه های بسیاری وجود دارد که شما می توانید از قدرت تکنولوژی استفاده کنید.

اول از همه، از یک سیستم مدیریت انتزاعی برای جمع آوری، بررسی همکارانه و پذیرش ارسال و مدیریت برنامه استفاده کنید. بله، ما محرمانه هستیم، اما ما نمی توانیم به اندازه کافی استراحت کنیم که چقدر وقت صرف آن می شود!

در حین کنفرانس، اطمینان حاصل کنید که همه اتاق ها دارای تجهیزات A / V مناسب هستند و این کار می کند! و به یاد داشته باشید، این قرن 21 است! تقریبا همه افراد لپ تاپ، گوشی هوشمند یا رایانه لوحی دارند و خواهان دسترسی به اینترنت هستند. فای می تواند موضوع اصلی در کنفرانس ها باشد. اطمینان حاصل کنید که قبل از اینکه محل برگزاری را بررسی کنید، آنها فای با پهنای باند کافی ارائه می دهند.

شما همچنین می توانید از برنامه های تلفن همراه برای افزایش تجربه نمایندگان استفاده کنید. برنامه های بسیاری وجود دارد، برای کمک به شبکه شرکت کنندگان، حرکت به کنفرانس، ایجاد برنامه خود و غیره

4. سخنرانان خود را با دقت انتخاب کنید

پیدا کردن سخنران اصلی مناسب بسیار مهم است اما می تواند روی حیله و تزویر باشد. سخنران خوب سخنران، نمایندگان را جذب خواهد کرد و لحن خود را برای کنفرانس پژوهشی خود تنظیم خواهد کرد.

در مورد آنچه سخنرانان و سخنراني ها ميخواهيد فکر کنيد. هدف تنوع از هر دو محقق و پژوهشگر مشهور دعوت کنید و سعی کنید تعادل جنسیتی خوبی داشته باشید.

اطمینان حاصل کنید که شما برنامه B را در صورت لغو سخنرانان خود داشته باشید!

5. آنها را پست کنید

شما نیاز به یک طرح ارتباطی کارآمد دارید. یک استراتژی را در مورد محتوایی که میخواهید به اشتراک بگذارید، زمان و چه کسی به کار ببرید. در وب سایت خود، مصاحبه ها، پست های وبلاگ، تصاویر، برنامه ها، اعلامیه های سخنرانان را منتشر کنید ... به طور مرتب مطالب خود را برای ایجاد هیجان به روز رسانی کنید.

با نمایندگان خود و سخنرانان خود تماس بگیرید. شما می توانید از ابزارهایی مانند Mailchimp برای ارسال ایمیل های تودهای به نمایندگان خود استفاده کنید. اطمینان حاصل کنید که تمام جزئیات و دستورالعمل های لازم در مورد کنفرانس خود را دریافت کنید: آدرس محل برگزاری، تاریخ، دستورالعمل، جزئیات تماس، مشاوره ...

ارتباطات خوب نیز در طول کنفرانس مهم است. علائم را اضافه کنید تا مراجعین را به سمت اتاق های ارائه، میز ثبت نام، مناطق ناهار و یا توالت اختصاص دهید. در طول روز برخی از اطلاعیه ها برای اطلاع دادن نمایندگان از وقوع رویداد و داوطلبان و اعضای هیات در دسترس برای پاسخ به سوالات و هدایت نمایندگان. و فراموش نکنید که به شما بگویم! ارسال ایمیل به نمایندگان و یک یادداشت کتبی به سخنرانان، اعضای کمیته و داوطلبان برای تشکر از آنها برای سهم خود.

6. تسهیل شبکه شبکه یکی از دلایل اصلی که محققان در کنفرانس شما حضور دارند. شغل شما این است که به آنها کمک کنید تا افراد جالب را ببینند. چطور؟ اول از همه، اطمینان حاصل کنید که وقت کافی برای فرصت های شبکه و بحث ها اختصاص دهید. برنامه خود را با ارائه ارائه نکنید - جلسات شکستن و قهوه ای را ایجاد کنید تا اعضا بتوانند نفس بکشند و چت کنند. یک اتاق مناسب برای اتاق های اجتماعی را انتخاب کنید: صندلی های راحتی و صندلی برای نشستن و صحبت کردن داشته باشید. سازماندهی رویدادهای اجتماعی مانند احزاب، کوکتل و شام. شما همچنین باید برخی از آزمایش ها را انجام دهید تا مشارکت ها را ارتقاء دهید، مانند سازماندهی "مخالفین" و استفاده از برنامه های موبایل سرد برای تشویق شبکه. نتیجه گیری سازماندهی یک کنفرانس علمی شامل بسیاری از وظایف است که اکثر آنها هیچ ارتباطی با دانشگاه ندارد. لازم است سازماندهی شود تا بتواند با همه آنها در ارتباط باشد. اگر برای اولین بار یک کنفرانس را برگزار می کنید، به دنبال مشاوره از سازمان های قبلی یا متخصصان باشید. تا زمانی که موفق شوید اردک خود را در ردیف قرار دهید و نکات ذیل را در ذهن داشته باشید، برای یک رویداد موفق خواهید بود.

بیشتر در: http: //www.tenveo-video-conference.com/

اگر می خواهید دوربین کنفرانس ویدئویی و میکروفون همه جانبه را بفرستید، می توانید با مدیر فروش Tenveo Rachel تماس بگیرید، او به شما راه حل ها و تخفیفات را می دهد.

تلفن: 8613657740706

Whatsapp: 008613657740706

ایمیل: sales01@tenveo.com

SKYPE: راشل لیانگ

QQ: 451810239

Wechat: 13657740706